勤務種別の活用～自動打刻、申請、手当などの集計#
【管理ユーザーモード】にてメニュー【マスタ管理】＞【勤務種別メンテナンス】を選択すると、勤務種別の一覧画面 が表示されます。 【勤務種別メンテナンス】を活用して、次のような設定を行うことができます。
【活用１】「出張」「社外研修」など、独自の勤務種別を作り指定時刻での出退勤打刻を自動で行う。 【活用２】「介護休暇」「育児休暇」など、特別休暇の種類を増やす、またその休暇申請を行う。 【活用３】「夜勤」など、特殊な勤務種別を設定してExcel勤務表や給与CSVに回数を出力させ手当支給を行う。 順番に、設定手順をご案内します。
■活用１「出張」「社外研修」など不在時の勤務種別を設定し、出退勤打刻を自動で行う#
例として、「その他１」を「出張」という勤務種別に変更して自動打刻を設定します。
勤務種別の一覧で「その他１」をクリックして情報入力画面を開きます。
【勤務種別メンテナンス画面】
【情報入力画面】にて以下のように項目を設定します。
勤務種別名称 勤務種別の名称を「出張打刻」と入力します。 勤務種別略称 勤務種別リスト（勤務種別をプルダウンメニューで選択する表示）で表示させる略称文字として「出張」と設定します 。 勤務種別リストに表示 勤務種別メンテナンスでの一覧と、勤務種別リストでの【表示する】を選択します。 タイプ 【通常勤務】を選択します。 打ち忘れチェック 自動打刻設定を入れるため【出勤と退勤の未入力をチェックしない】を選択します。 労働時間加算 自動打刻を設定するため【加算しない】を設定します。 自動打刻 【勤務体系の開始・終了時間で自動打刻する】を選択します。
以上、必要項目の選択・入力を行い、【登録】 ボタンを押します。
勤務種別の登録が完了すると、下図のように登録完了メッセージが表示されます。 表示されたことを確認し、戻るボタンを押して勤務種別の一覧画面へ戻ります。
【登録完了メッセージ】
勤務表修正画面にて、予定されている日に「出張」の勤務種別を選択します。
【勤務表修正画面】
予定された日の勤務表修正画面に当日自動で打刻が入ります。
■活用２「介護休暇」「育児休暇」など特別休暇を追加し、その休暇申請を行う#
例として、「介護休暇」という勤務種別を作成して休暇の申請を行います。 はじめに、勤務種別を作成します。作成手順は【例１】に準じますが、タイプは【休暇（終日）】とします。
【情報入力画面】
Warning
- 「休暇」タイプを設定しても、その休暇は有給休暇の残日数計算には含まれません。
申請希望者は 【一般ユーザーモード】のメニュー【勤怠データ】＞【申請】から【休暇・不在申請】を行います。
【情報入力画面】
※有給休暇と同様に休暇取得は単日ごとではなく期間指定して申請が可能です。
【申請確認画面】
決裁者により申請が承認されると有給休暇などと同様に対象日が色付けされます。
【Web勤務表閲覧画面】
■活用３「夜勤」など特殊な勤務種別を設定し、Excel勤務表や給与CSVに出力させ手当支給を行う#
例として、「夜勤」という勤務種別を作成してExcel勤務表に回数を表示させます。 また、給与システムにインポートするCSVファイルへ回数を出力させます。
まずは勤務種別を作成します。作成する手順は【活用１】に準じます。 情報入力画面の項目は以下のように設定します。
【情報入力画面】
勤務種別名称 勤務種別の名称を「深夜勤務」と入力します。 勤務種別略称 勤務種別リストで表示させる略称文字を「夜勤」と入力します 。 勤務種別リストに表示 【表示する】を選択します。 勤務種別メンテナンスでの一覧と、勤務種別リストへ反映します。 タイプ 【通常勤務】を選択します。 打ち忘れチェック 【出勤と退勤の未入力をチェックする】を選択します。 労働時間加算 【加算しない】を設定します。 自動打刻 【自動打刻しない】を選択します
以上、必要項目の選択・入力を行い、【登録】 ボタンを押します。
必ず登録確認メッセージを確認してから【戻る】を選択してください。
ケースその1：勤務表Excelに夜勤回数を表示させる
勤務表Excelに勤務種別「夜勤」の回数を出力させるため【置換文字】という機能を活用します。
今回の例では、勤務種別「その他２」の項目を「夜勤」として設定しているため
勤務表テンプレートの任意のセルに「その他２」の【置換文字】を設定します。
【勤務種別メンテナンス画面】
Note
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置換文字は弊社システムであらかじめ用意されている記号としての文字列です。 氏名や所属名など、ユーザーにより異なる情報出力する際、この【置換文字】を入力することにより、対応する情報を出力することができます。
【管理ユーザーモード】メニュー 【部門・役職】 ＞ 【雇用区分一覧】 ＞ 【勤務表テンプレート】登録にて 下図のように置換文字を指定したファイルを設定します。
【勤務表テンプレート画面】
ケースその２：給与CSVファイルへ「夜勤」回数を出力する
給与CSV機能で、給与システムへインポートするCSVファイルに夜勤回数を出力させるCSV項目を設定します。
勤務種別は作成されているものとし、続いて、CSV項目を設定します。
【一般ユーザーモード】にてメニュー一覧から ［勤怠データ］＞［Excel/CSV勤務表出力］ を選択し給与CSV画面の 【CSV項目設定】ボタンをクリックします。
【給与CSV画面】
【CSV項目設定画面】にて、項目の設定欄の任意の列に【夜勤日数】を設定します。
